Beberapa Hal Yang Patut Diketahui Seputar Nomor Identitas ASN
Seleksi Calon Aparatur Sipil Negara (CASN) Formasi 2021 hampir mencapai garis finish. Setelah melewati perjalanan yang panjang dan tidak mudah, saat ini pelamar seleksi CASN 2021 yang telah dinyatakan lulus pada pengumuman akhir dihadapkan pada tahap pengangkatan. Berdasarkan Peraturan BKN Nomor 14 tahun 2018 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan PNS dan Peraturan BKN Nomor 1 tahun 2019 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan PPPK, pengangkatan baik PNS maupun PPPK perlu melalui tahap pemberkasan untuk kemudian diusulkan dan ditetapkan nomor identitas pegawai (NIP) maupun nomor induk (NI).
Di tahun 2022 ini, BKN selaku pengampu fungsi penetapan NIP/NI CASN diperkirakan bakal memproses lebih dari 400.000 usul penetapan yang terdiri dari unsur CPNS, PPPK Guru dan PPPK Non Guru. Kantor Regional I BKN Yogyakarta, dengan 41 wilayah kerja yang tersebar di area Provinsi D.I.Yogyakarta dan Jawa Tengah, bertanggung jawab untuk memproses kurang lebih 85.601 usulan diantaranya. Lalu, apa itu Nomor Identitas ASN? Mengapa ASN perlu memilikinya?
Urgensi Nomor Identitas Bagi ASN
Sebagaimana diketahui bahwa ASN terdiri atas dua unsur yaitu PNS dan PPPK yang keduanya berhak mendapat nomor identitas. Bagi PNS, termasuk CPNS, nomor identitas disebut dengan Nomor Identitas PNS (NIP). NIP terdiri atas 18 digit angka yang memuat informasi tahun, bulan dan tanggal lahir, tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS, jenis kelamin, dan nomor urut. NIP hanya berlaku selama yang bersangkutan menjadi PNS dan tidak berlaku lagi apabila yang bersangkutan tidak lagi berstatus sebagai PNS, kecuali untuk kepentingan pensiun. Apabila yang bersangkutan berhenti sebagai PNS, maka NIP miliknyanya tidak dapat digunakan untuk PNS lainnya.
Sementara itu, bagi PPPK nomor identitas yang diberikan disebut sebagai Nomor Induk PPPK (NI PPPK). NI PPPK terdiri atas 18 digit angka yang memuat informasi tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun pengangkatan pertama sebagai calon PPPK, jumlah perjanjian kerja calon PPPK, jenis kelamin calon PPPK dan nomor urut calon PPPK. NI yang sama berlaku selama yang bersangkutan terikat perjanjian kerja dengan formasi dan instansi yang sama, namun jika di tahun berikutnya ia melakukan perjanjian kerja dengan instansi yang berbeda dari perjanjian kerja sebelumnya, maka NI-nya akan berubah.
NIP/NI ini berfungsi sebagai identitas bagi pegawai dalam berbagai hal penting, antara lain pengelolaan administrasi kepegawaian, pembinaan karier, pelayanan gaji, pelayanan pensiun (bagi PNS), pelayanan jaminan sosial, serta pelayanan lainnya yang bermanfaat bagi PNS maupun PPPK. Mengingat krusialnya fungsi NIP/NI ini, kebenaran dan keabsahan data yang termuat didalamnya tidak dapat diabaikan. Oleh karenanya proses penetapan NIP/NI perlu dikerjakan secara cermat, tepat dan cepat namun tidak tergesa-gesa.
Tahapan Penetapan Nomor Identitas CASN
Proses Penetapan NIP/NI CASN diawali dengan pemberkasan dokumen peserta yang telah dinyatakan lolos Seleksi Kompetensi Bidang (SKB) secara elektronik menggunakan media sistem informasi yang saling terkoneksi antara pelamar, BKD, dan BKN. Peserta yang dinyatakan lulus diminta mengisi Daftar Riwayat Hidup (DRH) serta menyampaikan kelengkapan dokumen pendukung secara elektronik melalui laman https://sscasn.bkn.go.id. Mekanisme yang sama juga berlaku pada peserta lolos seleksi PPPK karena kini data yang menjadi basis penentuan nomor induk tidak lagi diinput oleh unit pengelola kepegawaian instansi sebagaimana tahun 2019, melainkan oleh yang bersangkutan sendiri. Kebijakan ini dibuat agar proses penetapan NI PPPK lebih cepat dan tidak mengalami keterlambatan seperti tahun sebelumnya.
Berkas yang telah diunggah oleh peserta akan diperiksa kebenaran dan keabsahannya oleh Instansi. Jika telah sesuai, instansi akan mencetak usul penetapan NIP dan daftar nominatif guna ditandatangani Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) atau yang mewakili. Instansi kemudian menyampaikan usul penetapan NIP yang telah ditandatangani PPK beserta dokumen lain yang dipersyaratkan ke BKN atau Kantor Regional sesuai wilayah kerjanya.
Setelah usulan penetapan NIP/NI diterima BKN atau Kantor Regional (Kanreg) BKN, dilakukanlah proses pemeriksaan terhadap usulan penetapan tersebut oleh Tim Verifikasi. Pemeriksaan dilakukan dengan mencocokkan data CASN yang dinyatakan lulus seleksi dan kesesuaian antara data CASN dengan lowongan kebutuhan jabatan peserta seleksi yang telah ditetapkan oleh Menteri. Apabila usulan memenuhi syarat dan ketentuan, selanjutnya data peserta diinput ke SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian). Setelahnya, Nota Persetujuan Teknis penetapan NIP ditandatangani pejabat yang berwenang secara digital (digital signature). Pasca ditandatangani, dokumen lalu dikirim ke instansi pengusul untuk dilakukan penerbitan SK CPNS/PPPK oleh masing-masing PPK. Pengangkatan CPNS atau PPPK dilaksanakan paling lama 30 hari kerja setelah PPK menerima penetapan NIP/NI dari BKN.
Mengapa Progres Penetapan NIP/NI CASN Instansi Satu Dengan Yang Lain Berbeda?
Penetapan NIP/NI CASN yang masuk dan diproses BKN atau Kantor Regional sesuai dengan usulan yang diajukan oleh instansi. Oleh karenanya waktu pengerjaan dan penyelesaian penetapan NIP/NI CASN instansi satu dengan yang lain tidak bersamaan. Beberapa faktor yang mempengaruhi durasi pengerjaan diantaranya adalah jumlah usulan, waktu penyampaian serta kelengkapan dokumen usulan.
Instansi dengan jumlah usulan yang lebih sedikit tentu akan lebih cepat selesai dibandingkan dengan instansi dengan jumlah usulan yang lebih banyak. Selain proses verifikasi maupun entry juga dilakukan berdasarkan urutan waktu penyampaian usul dari instansi ke BKN. Terlebih jika kelengkapan dokumen yang disampaikan masih ada kekurangan, maka beberapa usulan tidak dapat segera diproses penetapan NIP/NI-nya.
Terdapat 3 kemungkinan hasil yang didapatkan pada proses pemeriksaan dan verifikasi terhadap usul penetapan NIP/NI CASN dari instansi. Kemungkinan pertama adalah usul penetapan NIP memenuhi syarat (MS), yang berarti NIP/NI-nya dapat ditetapkan. Kemungkinan kedua ialah usul penetapan NIP/NI bahannya tidak lengkap (BTL) seperti adanya kekurangan unggah berkas, maka usulan dikembalikan dengan surat pemberitahuan ke instansi pengusul untuk segera memenuhi kekurangan bahan persyaratan dan kelengkapan administrasi. Apabila instansi pengusul tidak dapat melengkapi persyaratan dan kelengkapan administrasi yang kurang sesuai tenggat waktu yang ditentukan, maka CASN tersebut tidak dapat diberikan NIP/NI. Kemungkinan hasil ketiga, yaitu usul penetapan NIP/NI tidak memenuhi syarat (TMS), seperti pendidikan yang tidak relevan dengan formasi yang dilamar, maka usulan dikembalikan dengan surat pemberitahuan ke instansi pengusul disertai dengan alasannya.
Penutup
Penetapan NIP/NI CASN menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari rangkaian panjang pengadaan CASN. Seluruh pihak yang terlibat didalamnya tentu berkomitmen untuk bekerja secara cepat, tepat, akurat, dan profesional untuk menghasilkan output yang optimal dan memuaskan untuk semua pihak. Guna mewujudkannya, BKN membuka akses publik untuk mengetahui progres pengerjaan penetapan NIP/NI CASN Formasi 2021 yang dapat diakses pada laman s.id/UpdateNIP_NIP3K2021. Keterbukaan informasi ini diharapkan dapat menjadi oase di tengah kegundahan peserta CASN menunggu kepastian waktu pengangkatan, sekaligus menjadi bentuk check and ballances terhadap kinerja BKN. Pada akhirnya sinergitas dan kerjasama antara BKN, BKD/BKPP/BKPSDM/Unit Pengelola Kepegawaian selaku instansi pengusul, serta pelamar sangat diperlukan untuk memastikan tahapan ini berjalan sesuai harapan bersama.
sumber : https://yogyakarta.bkn.go.id
